この記事は前回からの続きです。前回投稿を読んでいない方はこちらをクリックして下さい。
省資源、省エネ、省スペースの観点からペーパーレス化が唱えられて久しいですが、メールやグループウェアによる情報交換が行えようになり、書類に替わるPDFファイル等の利用もありペーパーレスが進んできました。
ただ、未だに契約書など大量の書類を保管しているところもあります。
大手の税理士法人では契約書を保管しているスペースを賃料に換算すると相当な額になると聞いたことがあります。
2022年1月より電子帳簿保存法が改正され、一部の請求書や領収書の電子データによる保存が義務付けられたように、書類に替わる電子データ運用の法的整備も整ってきています。
ペーパーレスの取り組みは省資源、省エネ、省スペースに有効ですし、職場の効率化も図れますので是非チャレンジして下さい。
ただ、ペーパーレス特有の難しさも認識する必要があります。
従来の書類は床の上に放置されていたり、段ボール箱に詰められていたりしていたわけではなく、必要な時に取り出せるように工夫されていたはずです。おそらく書庫等に整理していたと思われます。
書類をスキャニングしてファイルにするのは簡単ですが、そのファイルをどのように管理するのかが問題になります。
折角、労力を掛けてペーパーレスを行うのですから、運用においても従来より効率化しなければ意味がありません。
保管していた書類の情報はこれまで通り「必要な人が必要な時に」使用するはずですので、共有フォルダに入れるべきと考えます。
その場合に、これまで通り「必要な時に直ぐに取り出せる」ようになるのでしょうか。
共有フォルダはファイルの整理が苦手なことを説明してきましたが、これを用いて従来の書庫のような使い勝手を実現するのは困難と思われるかもしれません。
問題点は「スキャニングにより発生した大量のファイルを、従来の書庫のように使い勝手の良い形に整理できない」ということですが、これはKami技の本棚を使えば問題ありません。また、その場合は以下の機能もペーパーレスに役立ちます。
・スキャニング機能を内蔵しているのでスキャナソフトのインストールは不要です。また、スキャニングをして大量のファイルが発生してから「さぁ、どうしよう」というのでは整理はおぼつきません。整理の仕方を決めてからファイルを取り込んだ方が効率的なことは云うまでもありません。
Kami技は取り込む本棚や本を作成してから、ネットワーク上の複合機や卓上スキャナよりファイルを取り込みますので、スキャニングが終了した時点でファイルの整理も終了します。
・枚数の多い一連の書類を1つのインデックスで管理できます。ソーター付きの複合機であれば100枚あったとしても、1度ボタンを押すだけでこの100ページが入った1つのインデックスを作成します。
・プレビュー機能により、ファイルを開かなくても内容を確認できるので、従来の書類と同じ感覚でファイルを探すことができます。
・契約書は全員に公開するものではありません。Kami技なら必要な人のみに契約書の本棚を公開します。
・これまでは席を立って書庫に移動して書類を探しましたが、Kami技では座ったまま本棚のファイルを利用することができます。
・自動バックアップ機能や、排他処理、削除や上書き処理により、トラブルや操作ミスが起きても、スキャニングしたファイルを消失させない仕組みを持っています。
Kami技はペーパーレスのために開発したわけではありませんが、問題点を解決するだけでなく、保有している機能がよりペーパーレスに役立つようです。