この記事は前回からの続きです。前回投稿を読んでいない方はこちらをクリックして下さい。
Kami技の本棚と本を作り権限設定も行いました。
後は、使用者のコンセンサスを得ることですが、実はこれが一番難しい作業になります。
書類と書庫の関係で考えてみましょう。
これまで段ボールに書類を入れっ放しだったので、書庫を導入して「これから書類をここに整理しよう」と言ってみたところで、誰も書庫を使わずにこれまで通り段ボールを使用していたのでは何にもなりません。
その場合には、書庫を使うことに因る効率化やその必要性を説いたなら、皆納得するかもしれません。
ファイルも同様に「今日から共有フォルダに変えて電子本棚にファイルを整理しよう」と言ってみたところで、誰も従わない可能性が高いのです。
そして、問題点は書類のように効率化や必要性を説いても「誰も反応しない」と思われることです。
それは一人一人が「パソコンは個人で管理するもの」と考えていて、このことをパソコンを使う上での不文律と考えているからです。
そのため、「皆で協力してファイルを整理しよう」というのは、この不文律から外れている行為であり、「タブー」に相当するはずなのです。
パソコンを使う人は誰に教わったわけでもなく、「パソコンは個人で管理するもの」、「他人のパソコンを勝手に操作してはいけない」といったパソコンを使う上での常識を持っています。
昔なら、書類や図面は書庫に整理していて、必要な時に必要な情報を誰でも手にすることができました。
パソコンにより職場の書類や図面がファイルに置き換わったことは周知の事実です。
ところが、ファイルは「共有フォルダの何処に何のファイルがあるのか分からない」といったように、段ボール箱に散乱している書類と同様の状態になっているのです。
パソコンは情報処理装置です。パソコンにより多くの情報処理が効率化しました。
ところがファイルに限っては、パソコンを使うようになって30年余りが経過しているにも拘わらず、未だに段ボール箱の中に書類を入れているのと変わらない状況なのです。
その理由はパソコン使用者が「パソコンは個人で管理するもの」、「他人のパソコンを勝手に操作してはいけない」といった考えに縛られているからです。
これらは自宅でパソコンを使う時のルールです。業務を分業化している組織に於いては、逆の「パソコンは皆で管理するもの」「他人のパソコンを誰でも分かるようにするもの」というのが本体の姿です。
パソコンという個人向けのコンピューターが組織に浸透していった過程で、使い方だけは個人のまま来てしまったのです。これでは業務に支障を来たして当たり前です。
パソコンが個人管理というのなら、パソコンの中に入っているファイルもパソコン使用者の判断でどうにでもなるということです。
「新しい製品開発のノウハウがお金になったので売っちゃいました！」といった事例でも、会社はパソコンを使用者に任せているわけですから、「判断を尊重しなければならない」ということになるのです。そんなことを会社は認めているのでしょうか。
また、他人のパソコンを勝手に操作してはいけないと言いますが、ここは仕事場であり、パソコンには業務に係わるデータ以外は入っていない筈です。
もしも仕事場のパソコンに、他の人に見られては困るようなデータが入っているとしたら、そちらの方が問題なのです。