組織でのファイル管理が難しい原因

file-management

今日から組織に於けるファイル管理の問題点やその原因、解決方法や具体的な管理手段などを少しずつ書き足していきます。
自宅のパソコンは私専用です。勤務先にも私専用のパソコンがあります。
そしてパソコンの中のファイルは問題なく探すことができますが、職場では他の人の作成したファイルの確認する必要があったりする際に、必要なファイルを直ぐに探せないことがあります。
組織では同僚が作成したファイルを共有できるよう「共有フォルダ」を用いることが一般的ですが、その場合に「何処に何のファイルがあるのか分からない」といったことが多いのです。
自分のパソコンの中のファイルを探すのは容易なのに、「共有フォルダ」になるとファイルの所在が分からなくなるのは何故でしょう。
私たちがパソコンにファイルを保存したり、探したりする際の自分のプロセスを思い浮かべると分かり易いと思います。
ファイルを保存したり探したりする際には、一つは「自分の記憶」ともう一つは「自分なりの整理方法」を頼りにファイルを保存したり探したりしていないでしょうか。
「自分なりの整理方法」はパターン決まっていますし、保存時の「記憶」もあるのでファイルを探し易いのです。
しかし、共有フォルダになると頼りにしている「自分の記憶」と「整理方法」は他の人と共有することが出来ません。そのために自分が保存したファイル以外は探すのが難しくなるのです。
このことから、ファイルをフォルダに同じように整理しているつもりでも、そういう人達の集まりでは、ファイルをお互いに容易に利用することが出来ないのです。

ファイル管理の問題点についてはこちら

面白かったらシェアしてください
目次