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「本棚にファイルを整理して皆で使えるようにしよう」といった取り組みには使用者一人一人のコンセンサスを得なくてはなりません。
ところが「パソコンは個人で管理するもの」といった考えからすると、「皆で共同作業をしよう」というのは、どうも納得できないらしくコンセンサスを得られないのです。
ただ、使用者のコンセンサスを得ないことには前に進めないわけですから、この方法については本ブログの主要テーマとして最初のページから続きで記載しています。
「組織でのファイル管理が難しい原因」に詳しく記載しています。
その内容は組織が効率的なパソコン運用を行う上で一番重要なものなので、これを理解して職場のコンセンサス作りに活用して欲しいものです。
内容を簡単に要約すると、実際にある会社さんで起こったことを披露しています。
社長がKami技を導入して社内のファイルを集約・整理整頓して保管や共有を促そうというものでした。
ところが社員さんのコンセンサスを得られなかったので、セミナーを行ったところ、やっとコンセンサスを得ることができたのです。そのためここではセミナーの内容を紹介しているのです。。
話した内容は以下の通りです
・会社と辞書を引くと「利益を得るための共同体」と表示される通り、会社の目的は利益を出すことです。
・皆さんは利益に貢献している素晴らしい社員さんだと社長から聞いています。
・今以上に会社が利益を出すには更なる効率化が必要ですが、社長の考えるファイルの整理は「効率化」に繋がらないのでしょうか。
・もしも効率化に繋がるのなら、皆さんが積極的に取り組まない理由は何なのでしょうか。
・仮に、社長が段ボールに入れっ放しの書類を「書庫に整理しよう」といったら、皆さんは積極的に行なわないでしょうか。
・書類もファイルも保有している情報は同じなのに、何故、書類は良くてファイルは駄目なのでしょう。
・皆さんは気づいていないかもしれませんが、実は皆さんはパソコンのこととなると反対するのです。それは、皆さんが「パソコンは個人で管理するもの」と思っているからです。
そのために「これから共同作業をてくれ」、といわれても納得できないのではないでしょうか。
・もう一つ、皆さんの考えるパソコンの運用ルールに「人のパソコンを勝手に操作してはいけない」というものがないでしょうか。
・職場は業務を分業した仕組みです。そのため会社では役割分担毎に細分化した仕事を皆さんは行っています。その際に必要なのは情報です。「○○君この仕事をしてくれ」といったように上司から来る情報が仕事を行う際のスタートになります。皆さんが仕事に入ると、上司は一人一人が順調に進捗しているかを知るために情報の提供を求めます。
人間の身体も組織です。一つ一つの部位は決められた動きのみを行います。それが全体的に上手く機能するには情報のやりとりをが必要になります。これができなければ生命活動どころか歩くこともできないことでも分かる通り、組織と情報のやりとりはセットなのです。
ところが皆さんの会社が一人一人がパソコンに情報をため込んで、「その人がいなければ業務に支障が出る」というようなことだとすると、極めて低級な組織といえます。
利益の出せる高度な組織にするために皆が頑張ってきた組織では、情報の共有が進んでいて担当者が欠員しても同僚がバックアップできる仕組みを持っているものです。
「一人は皆のために」という言葉がある通り、会社に必要なルールは皆さんが考えているパソコンの運用ルールとはまるきり逆のものになります。
「一人一人のパソコンの中の情報を簡単にみんなが知ることのできる」必要があり、「誰のパソコンであっても、好きな人が好きな時に利用できるもの」といったものでなくてはならないのです。
・皆さんはパソコンに関して「とんでもない勘違い」をしていたことになります。
・皆さんのこれまでしてきた使い方は、自宅でパソコンを使うる際のルールです。
・自宅のパソコンの使い方がそのまま会社の使い方になってしまっているのです。
会社のパソコンの使い方は個人とは別のものです。パソコンは単なる情報処理装置ですので、この情報処理装置を使って、より情報がオープンでシェアできるといった健全な会社の仕組みを作ることが皆さんの仕事なのです。