この記事は前回からの続きです。前回投稿を読んでいない方はこちらをクリックして下さい。
Kami技の管理者はKami技の運用に先立ち、本棚の設計を行う必要があります。
もともと部署や課では「保管や共有ができた方が良い」といった書類を書庫に整理していたはずです。
パソコンを使うようになって書類や図面はファイルに変わりましたが、本棚の設計は正に当時の書庫を再現するだけです。
ただ、書庫と違い物理的なスペースの問題から解放されるので、もう少し広範囲に情報（ファイル）を管理できるようになります。
本棚の設計に必要なのは部署や課毎の「管理すべきファイル」の拾い出しです。
以下は「管理した方が良い情報」ですので参考にして下さい。
・対外的にやり取りした情報（FAX・見積書等）
・再活用が見込める情報（案内資料や販売促進資料等）
・組織内管理に関係する情報（売上グラフ・車両整備等）
・法律で保管が義務付けられている情報（契約書・経理資料等）
管理すべきファイルの拾い出しが終わりましたら、そのファイルをどのような本棚のどのような本に入れるのが最良なのかを考えて下さい。
案がまとまり、その本棚と本を用いて部署や課が円滑な運用を行えそうだと思ったら実際に本棚と本を作成しましょう。
次はKami技を使う使用者のユーザー名とパスワードを登録して、作成した本棚に使用者毎の権限を設定して下さい。これで準備ができましたので後は運用を待つばかりです。
ところでKami技には運用に関する注意事項があります。それは100名程までの組織を対象としているので、それ以上の組織には向いていないということです。
100名ほどなら部署や課の人員は10名程と考えられます。この程度なら、経理部本棚、総務部本棚、営業部本棚といった具合に本棚と本を作成しても運用に問題はありません。
ところが1つの課や部署が100人前後となり、部署が30存在するなら3000人が使用することになります。
このような規模の組織になるとKami技はスペック不足で、処理速度の遅延を招くことになり快適に運用することができません。
そのような場合は、部署（セクション）毎にKami技サーバーを設置して下さい。
Kami技は普通のパソコンをサーバーにできますので、例えば営業部長のノートパソコンをサーバーにして営業部の本棚を作り運用して貰います。当然部長も本棚を利用できます。
このように、経理部や総務部といったセクション毎にKami技サーバーを設置して運用します。
マネージャーは部署や課を横断してファイルの共有が必要になる場合がありますが、その際には他部署のアクセスすべきサーバーにユーザー登録して貰います。そして共有すべき本棚への権限を与えて貰えれば、起動時にサーバーを切り替えることで他部署の本棚にアクセスすることができるのです。