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今日は使用者毎に本棚の権限の設定方法を説明します。
この機能は管理者権限のユーザー名とパスワードで起動しないと操作できません。
ただし本棚を作成した人は、その自作した本棚のみ他の人に対する権限を設定することができます。
では本棚拡大画面を表示して下さい。
気を付けなければならないのは、この権限設定は現在開いている本棚にのみ有効なことです。そのため、本棚が20個ある場合には20個の本棚を開いて、今回の設定を繰り返す必要があるので注意して下さい。
画面右側の「本棚操作」メニューから「本棚設定」を選択します。
本棚設定画面に切り替わります。ここでは「編集可能ユーザー」、「閲覧可能ユーザー」、「閲覧不可能ユーザー」の３つの枠があることが分かります。
この枠のどこかに使用者を移動させることで本棚に対する使用者毎の権限が決まります。現在の状況でも全てのユーザーがどこかの枠に入っているはずです。
それぞれの枠の間には、ユーザーを移動させるための「移動」ボタンがありますので、ユーザーを選択して全員をどこかの枠に移動させてください。
移動後は「設定」ボタンを押すことで本棚に対する権限を設定できます。
権限について
「編集可能ユーザー」枠
本棚内の全てのファイルの編集が可能です。（*クライアントパソコンにファイルを起動するソフトがインストールされている場合に限ります）
「閲覧可能ユーザー」枠
本棚内の全てのインデックスのプレビュー画面の確認は出来ますがファイルの編集はできません。
「閲覧不可能ユーザー」枠
ここに入っているユーザーにはこの本棚を表示しません。この本棚の存在も分からないのです。
本棚を表示させない機能というのは実は重要です。
それは、Kami技のファイルを整理する仕組みは「本棚」と「本」と「フォルダ」の3階層です。（※フォルダ作成の制限はありませんので、フォルダの中にフォルダを作り多階層にすることも可能ですが、ファイルの整理が難しくなるのでフォルダの作成は1階層程度にして下さい）
そのため、共有フォルダが多階層化していてファイルの数が多い事務所では、「本棚」「本」「フォルダ」で表現しようとすると、「本棚」や「本」の数が増えて、結局探すのが大変になってしまうからです。
その際に不要な本棚を表示させないことで、その人にとってシンプルで使い勝手の良い本棚になります。
不要な本棚というのは一つには古い情報です。情報としては保管する必要があっても現在の業務に不要なら表示させる必要はありません。
また、部署や課が異なると共有しなければならない情報は極端に減ります。部や課で共有しなければならない情報を拾い出して本棚を設計すると、本棚が数個、本が数冊程度で収まるものです。
本棚を表示させない機能が、シンプルで使い勝手の良い本棚を一人一人に提供できる理由です。