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Kami技へのファイルの取り込み方は何種類かあります。もっとも簡単なのは本を開いた状態でファイルをドラッグ＆ドロップする方法です。
画面上部に「ファイル取込」・「スキャナ取込」・「フォルダ取込」の３種類のボタンがあるのでこちらからも取り込めます。
① 「ファイル取込」・・ファイルを取り込むための画面が開くのでファイルを選択します。複数選択も可能です。
② 「スキャナ取込」・・接続しているスキャナーや複合機を通してスキャニングしたファイルを取り込みます。
③ 「フォルダ取込」・・指定したフォルダを階層ごと取り込みます。
Kami技への「ファイル取り込み」はファイルの移動ではなくコピーしますので元のファイルが影響を受けることはありません。
また、ファイルはネットワーク上のサーバーパソコンに一元化されるので、Kami技を起動した際に表示する本棚はサーバーパソコンの本棚になります。
この本棚を通してファイルの共有を行います。
また、サーバーパソコンにファイルを保存しているので、万が一各々のパソコンが故障してもファイルを消失することはありません。
このような本棚を用いた整理方法は、１つのファイルを１枚の書類に例えて、書類を本にして本棚に整理する仕方を模倣したものです。
例としては、Ａさんの給与明細のファイルが「経理部」という本棚の中の「給料明細書」という本の中に入っている感じです。
他の社員さんの給与明細ファイルもここに入るので、給与明細を確認したければこの本を開くだけです。
シンプルな整理方法ですので、誰でも「整理の仕方」を読み取ってファイルを容易に探すことができます。
ただ、全ての人が給与明細を閲覧できるのは問題ですので、本棚の権限を設定する必要があります。
例えば、経理部の社員には「経理部」本棚へのアクセスを与えますが、他の部署では一部の役員以外には権限を与えないという具合にすれば問題ありません。
これにより、営業部や製造部の社員は「経理部」という本棚は表示されません。代わりに所属する「営業部」や「製造部」といった本棚を表示するのです