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会社などの組織では共有フォルダのファイルが分かりにくいことから、ファイルの保存場所のルールを決めて運用することがあります。
これは上手くいくところと上手くいかないところがありますが、上手くいくところは稀で、殆どのところがパソコン担当者が頻繁に注意をしても上手くいきません。
ただし、出来ないからといってダメということではありません。むしろ普通のことです
何故ならルールを決めても上手くいかない理由があるからです。
会社などの組織では業務を分業化しています。そして一人一人の業務が歯車のようにかみ合って成果を出します。この仕組みでは、かみ砕いた業務は誰もができる易しいものにすることがポイントです。
そんな組織にパソコンが導入されました。パソコンは使用者が全てを管理しなければなりません。いわゆる個人管理です。
この個人管理は組織の仕組みからすると困ったところがあります。
仕事を分業化ではなく、一人一人に任せるようになると、その人が退職したりすると誰もフォローできなくなるからです。パソコンでも同じことが起きます。
取引先から「昨日Aさんに送付して貰ったファイルを至急送って欲しい。」と連絡が入ったとします。しかし、Aさんは欠勤していて連絡が取れません。Aさんのパソコンにパスワードが掛かっている場合には誰もフォローができないのです。
パソコンの個人管理は、パソコン誕生後に発生した習慣ですが、これが組織だった運用をスポイルするのです。
パソコン使用者は、「自身でしっかりファイルを管理するのが仕事」と考えていますので、パソコン担当者の指示に従って良いのか迷うのです。それよりも、これまで通り分かり易い「自分なりの整理方法」でしっかり管理することが重要に思えるのです。
その結果、共有フォルダは法則性のない、個人フォルダの集合体になってしまい、誰も全体像を把握出来ないようになってしまうのです。