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いよいよ職場のファイルを整理する段になって、Kami技の担当者より「共有フォルダが何処に何があるのかまるきり分からない状況になっているが、電子本棚に整理するにはどうしたら良いのか？」と、質問を受けることがあります。
その際には「共有フォルダには手を付けないでください。」とお答えしています。
勿論、使用者が把握している共有フォルダのファイルを電子本棚に移すことは問題ありません。
しかしKami技の担当者が「共有フォルダを一括して何とかしたい」というのは、「何処に何があるのかまるきり分からない」といった状況では、構造を全て把握しようとするのは無理があります。手間がかかる上に、途中で投げ出さざるを得ない状況になりかねません。
業務の運用に必要な本棚と本を作成して、共有フォルダから電子本棚に移行する日時を決めます。そしてその日から電子本棚にファイルを整理する方法をお薦めしています。
「本日からファイルの保管、共有は電子本棚で行います。」ということで、共有フォルダには保存しないようにします。ただし、当面は共有フォルダも使用します。必要なファイルが共有フォルダに入っていることも多いのでその都度電子本棚に移します。
最初は電子本棚のファイルは少ない状況ですが、1年、2年と経過するうちに整理整頓したファイルが組織の資産となるのです。そして次第に共有フォルダを使わなくなります。
このような運用方法が使用者の負担を軽減するのでお薦めです。
運用を始めると、ファイルのプレビューを表示しなくて戸惑うことがあるかもしれません。その際の対応策をご紹介します。
設定が「プレビューを取得しない」となっている可能性もありますが、多くはそのパソコンにファイルを編集するソフトがインストールされていないことが原因です。
プレビューを表示する仕組みですが、例えばあるパソコンからワードファイルを電子本棚に入れた際には、Kami技がそのパソコンのワードに「このファイルのプレビューを作ってくれ」と命令します。そしてワードからKami技に画像が送付されることでプレビューを表示しているのです。
そのため、パソコンにワードをインストールしているＡさんの場合ではワードファイルのプレビューを表示しますが、ワードをパソコンにインストールしていないＢさんではプレビューを表示しないのです。勿論Ｂさんは、そのファイルを編集することもできません。
Kami技では、各ファイルのソフトがインストールされていなければプレビューを表示しません。ただしjpg等の画像ファイルはソフトを入れなくても表示します。
また、「要求されればファイルの印刷イメージ画像を渡す」という機能は、マイクロソフト社が推奨するものですので、各ソフトメーカーがこれに準拠するかどうかはそのメーカーが決めています。
例えば、Adobe社のイラストレーターやフォトショップはこの仕様に準拠していないので、ソフトがインストール済みでもプレビューを作成しません。
PDFファイルをプレビューを表示しなくて困る場合もあります。
その場合ですが、Adobe社のフリーのAcrobat Readerはプレビューを作成する機能があるので、これをインストールすることでプレビュー表示が行えるようになります。